Ochrana osobních údajů dle nařízení EU

Směrnice o Ochraně osobních údajů dle nařízení EU

(GDRP - General Data Protection Regulation)

Hotel Barborka, 382 73, Přední Výtoň 32, IČO: 608 72 641 (Zastoupená paní Evou Bittnerovou, Železničářská 1786, 37006 České Budějovice)

dále jen Hotel Barborka

ÚVOD

Tento dokument definuje a popisuje souhrn pravidel a procesů, podle kterých jsou v Hotelu Barborka evidována, zpracovávána a uchovávána osobní data hostů (zákazníků).

 

1. DŮVOD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Důvodem pro zpracování osobních údajů je zákonná povinnost prokazování podnikatelské činnosti v oblasti poskytování ubytovacích služeb dle příslušných zákonů .

V příloze č. 1 jsou uvedeny zákony podle kterých je Hotel Barborka povinen zpracovávat osobní údaje.

Změny a dodatky zákonných předpisů upravujících nakládání s osobními daty jsou dle potřeby (změny, aktualizace) zaznamenávány v uvedené příloze.

Osoby zodpovědné za zpracování osobních údajů jsou prokazatelně seznamovány s ustanoveními o zpracování osobních údajů hostů (i v případě změn a aktualizací zákonných předpisů).

K prokazatelnému doložení o seznámení se zákonnými předpisy slouží Protokol o seznámení s pravidly a zásadami zpracování osobních údajů  – Příloha č. 2.

 

2. Zpracovávaná osobní data

Osobní data zpracovávaná v hotelovém systému (aplikaci) HotelINES nepředstavují naši hlavní činnost. Shromažďujeme je a zpracováváme je pouze  za účelem plnění zákonné povinnosti:

• Protože se jedná o zákonný důvod, nemusí být od zákazníka vyžadován souhlas se zpracováním těchto osobních údajů.
  Zákazník je o této skutečnosti prokazatelně informován dodatkem k ubytovacímu řádu.
• Jedná se o následující osobní údaje:

příjmení a jméno
datum narození
adresa trvalého pobytu
státní příslušnost
číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu
vízum
účel pobytu
datum zahájení a ukončení pobytu

• Údaj: číslo kreditní karty je uchováno pouze do okamžiku ukončení pobytu hosta.
• Další údaje potřebné pro ochranu a komunikaci s hostem (zákazníkem), jsou uchovávány pouze do okamžiku ukončení pobytu nebo pokud bylo dáno svolení hosta výhradně pro marketingové účely

bez předávání třetí osobě.

telefon
e-mail
státní poznávací značka vozidla
fakturační údaje a fakturované položky (údaj je uchován do období pro splnění daňové povinnosti)

• Ručně vedené papírové záznamy osobních údajů jsou ukládány v uzamykatelných skříních, trezorech, k nimž má přístup pouze oprávněná, proškolená osoba.
• V okamžiku poptávky na ubytování jsou do systému HotelINES uloženy údaje nezbytně nutné pro komunikaci s hostem. Pokud není poptávka zrealizovaná, jsou ze systému HotelINES jeho údaje odstraněny pověřeným zaměstnancem (zpracovatelem).

 

3. zpracování dat pro marketingové účely

Ke zpracování osobních dat je použita aplikace HotelINES. Tato data slouží pro splnění zákonné povinnosti a nejsou používána pro marketingové účely.

Data pro marketingové účely zpracováváme pouze se souhlasem hosta. Jedná se o udaje: telefon, mail.    

 

4. uložení a zabezpečení dat

Data jsou uchovávána v databázovém systému aplikace HotelINES.

Přístup každého konkrétního oprávněného zaměstnance (uživatele) do aplikace (s oprávněním zaznamenávat a měnit údaje na příslušné úrovni) je chráněn přístupovým heslem.

Pověřený zaměstnanec (uživatel) nesmí sdělovat své heslo třetí osobě.

Po ukončení pracovního poměru uživatele je jeho přístup do aplikace HotelINES ze systému odstraněn.

Za nastavení, přidělování a rušení přístupových hesel odpovídá jmenovaný správce osobních údajů.

Data jsou uložena na

• Data jsou uložena na cloudovém úložišti firmy FORPSI INTERNET CZ (https://www.forpsi.org/home.aspx) na zabezpečeném serveru se softwarovým řešením od firmy Microsoft. Přístup je zajištěn pouze pod jednoznačným heslem pro jednotlivého uživatele. Server spravuje administrátor Marie Kvapilová.

Doba uložení osobních dat

Data jsou v systému ze zákonné povinnosti uchovávána 6 let. Po uplynutí této doby jsou výše uvedená data ze systému odmazávány.

Předávání dat

V žádném případě nejsou uložená data předávána a prodávána dále jiným osobám či organizacím.

 

5. OSOBY ZPRACOVÁVAJÍCÍ OSOBNÍ ÚDAJE

Správce

Správcem je osoba, která určuje prostředky, účely a způsob nakládání s osobními údaji v organizaci.

Správce zodpovídá nejen za způsob zpracování osobních dat v aplikaci HotelINES ale i za zpracování osobních dat zaměstnanců v provozním systému hotelu/penzionu.

Jmenování pracovníka správcem je provedeno v pracovní smlouvě konkrétního pracovníka a současně pro informaci o roli správce jsou všichni další případní podřízení pracovníci informováni zápisem v příloze č. 1.

Správce je také osobou, která komunikuje s příslušnými orgány kontrolujícími ochranu osobních dat.

Správce zodpovídá za hlášení případných incidentů narušení ochrany osobních dat.

Zpracovatel

Zpracovatelem osobních údajů je pověřená osoba s příslušným oprávněním zpracovávat osobní údaje. O povinnostech zpracovávání osobních dat je příslušná osoba informována buď v pracovní smlouvě, nebo v rámci vnitřních pracovních předpisů a pokynů.

V aplikace HotelINES provádí zaznamenávání dat určené pověřené osoby, které jsou prokazatelně proškoleny o způsobu práce se systémem a nakládáním s osobními daty.

Svým podpisem potvrzují, že byli seznámeny se stanovenými pravidly a zavazují se k zachovávání mlčenlivosti ohledně zpracovávaných osobních údajů. Viz příloha č. 2.

V provozních systémech zpracovávajících osobní data je Hotel Barborka (paní Eva Bittnerová).

Externí administrátor

Dodavatel aplikace (SW) má zvláštní postavení z důvodu zajištění provozování a údržby systému.

Z tohoto důvodu má také přístup k osobním údajům zaznamenávaným v systému (administrátorská práva = přístup ke všem datům).

Vztah mezi dodavatelem aplikace je definován obchodním vztahem (Smlouvou o licenci a spolupráci na údržbě a rozvoji systému).

Ve smlouvě je zároveň upraven vztah přístupu k osobním údajům zaznamenaným v systému.

 

6. uchování / odstranění osobních údajů

Host (Zákazník) je při příjezdu informován o důvodu zpracování jeho osobních dat.

Na vyžádání získá od správce potvrzení, které jeho osobní údaje jsou zpracovávány.

O možnost využívat osobní údaje hosta pro marketingové účely je host prokazatelně požádán. Je seznámen s tím, která data chceme využít.

Jeho jednoznačný, prokazatelný a bez dalších podmínek získaný souhlas se zpracováním jeho osobních dat evidujeme záznamem a podpisem. Host je také seznámen, že může svůj souhlas kdykoliv odvolat a jeho osobní data budou vymazána.

Host má právo na:

1. a) aktualizaci, opravu nebo doplnění údajů, jestliže o to bude mít zájem
2. b) výmaz osobních údajů, které se ho týkají – pouze pokud nepodléhají zákonné povinnosti archivace. 

 

7. kontrolní činnosti

S přihlédnutím ke změnám právních předpisů a organizačním změnám v hotelu/penzionu zajistí Správce v přiměřené době (minimálně jednou do roka) provedení auditu prověřujícího pravidla zpracování osobních údajů.

Účelem je vyhodnocení dodržování pravidel a postupů na ochranu osobních údajů a případná potřeba změn dle zjištěných skutečností.

Za tuto kontrolní činnost zodpovídá Správce.

příloha číslo 1

zákony podle kterých je zákonná povinost zpracovávat osobní údaje.

• Zákon č. 565/1190 sb „O místních poplatcích“,
• Zákon č.326/1190 sb. „Zákon o pobytu cizinců na území České republiky,
  úprava zákona 222/2017.